GB/T 24001-2016标准9.1.2条款的实施和审核

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          [摘要]  2016版GB/T 24001标准,无论是在结构上还是在内容上都发生了重大改进,如何正确理解和运用新版标准的相关要求,是各类认证组织面临的一项新任务。本文结合水利工程建筑行业组织管理工作实践,识别和研究GB/T 24001—2016标准9.1.2条款审核中的问题和解决办法,促进认证机构、审核人员对标准的理解,促进审核人员能力的整体提升,从而提高环境管理体系审核的有效性。

[关键词合规性评价 运行控制 审核要点

 

Abstrac: The 2016 edition of the GB/T 24001 standard has undergone significant improvements in structure and content. How to correctly understand and apply the relevant requirements of the new standard is a new task faced by various certification organizations. Combining with the water conservancy engineering construction industry organization and management practice, the identification and study of GB/T 24001 - 2016 9.1.2 clause in the examination of problems and solutions, promote the certification institutions, audit staff to understand the standard, promote the audit staff capacity, so as to improve the effectiveness of environmental management system audit.

 

Keywords: Compliance evaluation  Operation control  Key points of audit

 

我国 GB/T 240012016《环境管理体系 要求及使用指南》标准已于20175月实施。新版标准无论是在结构上还是在内容上都发生了重大改进,如何正确理解和运用新版标准的相关要求,是各类认证组织面临的一项新任务。本文结合水利工程建筑行业组织管理工作实践,识别和研究GB/T 240012016标准9.1.2条款审核中的问题和解决办法,促进认证机构、审核人员对标准的理解,促进审核人员能力的整体提升,从而提高环境管理体系审核的有效性。

一、正确理解标准的要求

GB/T 240012016标准9.1.2条款规定了组织应建立、实施并保持评价其合规义务履行状况所需的过程,保持其合规状况的知识和对其合规状况的理解,保留文件化信息,作为合规性评价结果的证据。各类组织应基于风险的思维实施组织的合规性评价。“风险和机遇”是新版GB/T 240012016标准核心内容之一,贯穿于标准的始终,如:在评价分析组织及其所处的环境、确定相关方的需求及期望、制定组织的环境方针和目标、分析环境因素及相关环境影响、如何履行合规义务要求、对不符合做出响应等等,与2004版标准相比,要求组织更加关注所面临的风险和机遇。可如何实施是个难点,因为,新版标准并不要求组织采用正规的风险管理框架来识别风险和机遇。各类组织应按其合规义务要求建立合规性的评价过程,确定并获取与其环境因素有关的合规义务,而且将这些合规义务应用于组织。

合规性评价对组织管理体系的有效实施至关重要,为保证组织有效履行合规义务,需按照GB/T 240012016标准9.1.2条款规定建立、实施,保持与环境管理体系有关的合规性评价所需的过程,以确保合规性评价在组织的不同层次和职能进行实施。

对适用于组织产品、活动、生产和服务过程中所适用的法律法规和其他要求的遵守情况进行评价,确保各项活动满足法律法规和其他要求,履行组织对遵守法律法规和其他要求的承诺,各类组织应按照事先策划的频次评价合规性,需要时(如发生不符合时)采取措施,这是确保组织质量管理体系有效运行的前提和基础。[1]

二、     对标准9.1.2条款的实施和审核

组织应按照新标准9.1.2条款的合规性评价要求实施和审核。下面以水利勘测设计行业为例分析组织合规性评价的实现过程。

1、适用的法律法规及其他要求识别与获取

① 组织的责任部门负责识别和审查水利项目工程勘察、测绘、咨询和设计等生产活动中依据的法律法规和标准规范版本的有效性和满足国家规定的深度要求。

② 质管部门根据各单位提出的需求,为组织各部门配置适用的法律法规和标准规范(包括工程建设标准强制性条文)。

③ 组织各部门在生产、服务和活动中,依据《法律法规、标准规范有效版本清单》《动态通知单》或其他相关要求,组织对本部门应依据的相关法律法规和其他要求进行识别,以确保法律法规、标准规范版本和其他要求的有效性及准确使用。

2、法律法规和其它要求的更新

①  组织各责任部门对获取的与组织生产、服务和活动有关的法律法规、标准规范及其他要求的信息及更新信息,及时传递至质管部门。

② 质管部门对获取的法律法规和标准规范信息及更新信息(包括环境和职业健康安全法律法规和其他要求),以《动态通知单》的形式发布控制,并适时更新《法律法规、标准规范有效版本清单》。

③ 组织各部门应及时关注本单位发布的《法律法规、标准规范有效版本清单》和《动态通知单》的信息并督促部门员工正确使用,以确保法律法规和标准规范版本的有效性。

3、合规性评价的主要类别

水利勘测设计行业所涉及合规性评价的主要类别如下:

环境保护综合类、职业健康安全综合类、大气环境、水体环境、土地环境、噪音振动、 能源资源、排污管理、固体废物、化学品、建设项目、防火防爆、用电安全、特种设备、机械设备、交通安全、安全标志和安全色、安全防护、食品卫生、职业危害及劳动卫生、女工和未成年工保护、教育培训、安全生产、污染事故、伤亡事故调查和处理、工会、国际公约、  水利工程建设标准强制性条文(2016年版)、组织自主规定、客户要求,共计30类。

组织各部门对以上类别应遵守的国家法律法规及标准规范的条款进行评价,编制合规性评价报告,并填写《法律法规合规性评价统计表》,保留与合规性评价有关的记录。

4、合规性评价工作程序

① 评价时机

l  组织一般安排在每年管理评审前进行合规性评价;当出现重大环境、职业健康安全事件、相关方强烈投诉或生产经营活动有较大变化时,可根据具体需要适当增加合规性评价频次。

l  合规性评价前15天,质管部门下发合规性评价要求的通知,提出合规性评价的相关要求。

②  评价实施

l  合规性评价的内容和要求:各部门应依据本部门绩效测量和监视的结果,组织对本部门环境、职业健康安全的合规性评价工作:

a)         规划设计部门、勘测部门主要针对勘测设计活动中使用的法律法规进行环境和职业健康安全方面的合规性评价;

b)        各水利咨询公司针对本部门的生产活动、现场、办公场所,根据国家法律法规以及标准规范的要求,对环境和职业健康安全方面进行合规性评价;

c)         服务中心对组织办公场所的环境和职业健康安全进行合规性评价;

d)        职能部门在职责范围内,对应遵守的国家法律法规进行合规性评价。

l  合规性评价报告的编制和审批程序

a) 各部门收到质管部门的合规性评价通知后,对本部门职责范围内的活动,根据法律法规、标准规范的要求进行合规性评价,编制本部门的合规性评价报告,部门负责人审查签署后,由分管领导核定,发现不符合的情况进行整改。责任部门将签署完整的合规性评价报告报送组织质管部门。

b) 质管部门根据情况酌情以会议或其他形式组织合规性评价。如以会议形式评价,会议由管理者代表主持,各部门主要负责人和相关人员参加,各部门将本部门的合规性评价报告,提交合规性评价会议评议,与会人员认真听取报告并予以评价。会议评价发现不符合时,对相关部门提出改进要求,相关部门应及时组织整改,以确保本部门的生产、服务和活动满足法律法规和其他要求的规定。

c) 质管部门负责汇总编制各部门的环境、职业健康安全合规性评价报告,形成组织《环境、职业健康安全合规性评价报告》,质管部门负责审查、组织总工程师负责核定,管理者代表批准后发布。

③  评价结论

以某水利勘测设计单位2017年度合规性评价为例。通过对组织从事的水利工程勘测设计有关活动的办公场所、勘测设计现场和勘测设备等方面的环境因素和危险源进行辨识,收集了适用的相关法律、法规及组织的相关规定。2017年度共识别106个法律法规规范中603条款和工程建设标准强制性条文(水利工程部分)、组织自主规定中含工程勘测设计内容条文等,评价结论如下:

l   组织环境、职业健康安全管理体系文件和相关的管理规定符合GB/T 24001-2016GB/T 280012011《职业健康安全管理体系 要求》标准及相关法律法规要求。

l   组织的产品、服务以及勘测设计活动,总体符合相关法律法规、环境和职业健康安全管理体系文件及管理制度的规定要求;

l   相关部门、单位对法律、法规及其他规定进行了的识别,基本满足组织生产、活动和服务的要求,但在法规引用方面,职工还需关注法规信息的更新,以持续使用有效法规和标准规范;

l   组织相关部门应不断加强员工法律法规和标准规范的教育和培训,提高员工遵守法规的意识,做到自觉节约能源、促进环境保护和保障职业健康安全。

④  评价应用

组织的《合规性评价报告》作为单位管理评审的输入文件。

5、合规性评价审核控制要点

建立和保持服务水利勘测设计行业合规性评价的程序,切实履行合规性义务,杜绝违规行为,并将此作为评价管理体系业绩的方法之一。正确处理内外部顾客或其他方面有关不满足合规性的申诉和投诉(适用时,采取回避措施),找出差距,作为改进的依据。水利勘测设计行业合规性评价审核控制要点如下:

   审核是否建立和保持服务水利勘测设计行业合规性评价的程序,查验履行合规义务情况,抽查本年度合规性评价记录、评价报告等原始资料。

②  了解合规性评价依据的环保法规和其他要求是否适当,各部门提交的合规性评价输入信息对组织的环境运行情况描述是否充分。

③ 核查针对水利勘测设计行业的《环境因素清单》,尤其是《重要环境因素清单》中的重要环境因素是否进行了法律法规遵循情况的合规性评价。

④ 核查组织是否存在的固体废弃物排放、危险化学品的贮存和排放、噪声排放、能源资源的使用和消耗等,若存在,核查是否合规。

⑤ 采取跟踪审核方式,到相关部门,结合其他条款审核,验证其守法情况。

⑥ 审核组织纠正措施、目标指标、管理方案的合理性,实施后是否可达到符合法律法规的要求。

⑦ 核查合规性评价的期限是否每年度进行一次。对合规性评价的结果是否形成书面材料。

⑧ 审核对合规性评价的结果是否报送最高管理者。核查对合规性评价的结果是否作为管理评审的输入材料之一。

三、结语

管理是一门学科,它的功能主要是效率。质量是组织全员的共同责任,在质量函数中,人是最主要的变量。组织管理没有终点,一个新技术的开始就是一个新的PDCA循环,而当这个技术不再具有先进性时,则是另一个循环的开始。[2]水利勘测设计行业各类组织应提高对“合规性评价”控制的认识。通过实施新版标准9.1.2条款控制,并从实际管理工作经验中加以提炼和升华,形成一套行之有效的合规性评价管控模式和方法,进一步提高水利勘测设计行业的工作水平和效率,让不同的人在执行同样的、相似的工作,能有同样的规则去遵守。否则将会给水利勘测设计行业的管理工作带来不必要的麻烦与负担。

 

作者单位:北京大陆航星质量认证中心股份有限公司


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