关于“新型冠状病毒感染的肺炎”“疫情”期间认证审核方案

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尊敬的HXQC客户:

北京大陆航星质量认证中心股份有限公司(以下简称HXQC)依据IAF ID3:2011《影响认可机构、合格评定机构和获证组织的特殊事件或情况的管理》及国家市场监督管理总局、中国合格评定国家认可委员会(CNAS)通知要求,为更好地防控“新型冠状病毒感染的肺炎“疫情”(以下简称“疫情”),结合HXQC认证工作实际,就“疫情”期间开展认证审核工作进行了认真研究,制定了有关方案如下:

一、认证申请受理

自2月3日起,HXQC正常受理各领域认证申请;HXQC通过电子邮件、电话、微信等方式正常进行认证申请受理评审工作。要求认证客户提供申请材料的原件扫描件(如认证申请书、合同等资料)或无法盖章时的电子版表格。待“疫情”解除后,再由客户补寄纸质材料,或在后续现场审核时由审核组收集带回。

二、审核工作安排

HXQC原则上暂停安排现场审核,采用文件审核、使用信息和通信技术(ICT)实施远程审核等审核方式开展审核工作。根据各地政府复工安排及在地方政府宣布“疫情”解除的地区,确有特殊原因具备安排现场审核条件的客户,可视情况安排现场审核。审核具体工作安排如下:

(一)初次审核

按规定进行一阶段非现场审核,由审核组通过电话、视频、邮件等形式在线收集证据进行评审,以验证是否具备进入二阶段条件。二阶段审核根据“疫情”控制情况采用远程审核或现场审核方式开展。

如果客户能够符合使用信息和通信技术(ICT)实施远程审核的条件,可采用远程审核方式实施二阶段审核,待“疫情”解除后3个月内对相关结果予以评价确认决定补充进行现场审核或提前实施第一次现场的监督审核,以验证认证有效性。

(二)再认证、监督审核安排

1、如果客户能够符合使用信息和通信技术(ICT)实施远程审核的条件,HXQC按规定要求策划采用远程审核方式进行监督、再认证审核。如果HXQC通过收集的证据证明认证客户的管理体系是有效的,则可以保持其认证资格,或更新其认证资格并换发认证证书。待“疫情”解除后3个月内对相关结果予以评价确认或补充进行现场审核。

   如果能够满足如下条件,可不需补充现场审核:

a)客户管理体系的成熟度比较高;

b)客户提供的产品/服务不属于高风险,或能够证明自身对其产品/服务的控制水平较高;

c)审核组通过远程审核已达到审核目的,并经过认证评定不需补充现场审核的。

如经评价确认不需要补充现场审核的认证项目,下次的监督或再认证审核需在9个月内实施(上次现场审核末次会议后9个月内)。

2、如在监督、再认证到期前通过电话、网络视频、邮件、文件审核等形式在线收集证据作为替代性的短期审核,并且HXQC通过收集的证据证明认证客户的管理体系是持续有效的,则可以保持认证资格,或将认证有效期延长至“疫情”解除后3个月,通常不超过原认证到期日之后6个月。待“疫情”解除后3个月内与客户协商适宜的监督、再认证现场审核时间。

(三)自即日起至疫情解除前,对有效期满或需监督审核及再认证维持的认证证书,由于“疫情”影响不能接受审核的认证项目,通过收集到的信息确认后顺延既有认证证书有效期至疫情解除后3个月。对于受“疫情”影响停产而不能接受监督审核的认证客户所持有的认证证书,对认证证书实施暂停等处理的时限,可延迟至“疫情”解除后3个月。

(四)HXQC可对具备条件的认证项目策划采用现场审核+远程审核方式实施初次审核、监督或再认证审核,待“疫情”解除后3个月内对相关结果予以评价确认或补充进行现场审核。

三、认证决定及后续安排

1、“疫情”期间正常进行认证决定、证书颁发。对已完成现场审核但由于“疫情”原因不能按期提交不符合整改有效证据的客户,可将整改完成时间延迟至“疫情”解除后3个月。

如果审核组开出的不符合不涉及违反国家有关法律法规或不是严重不符合项,审核组可接受客户提供的不符合项整改计划,经过验证客户整改计划可行后,即可将审核案卷提交认证评定。通过认证决定后可暂时保持认证资格或颁发认证证书。待“疫情”解除后3个月内按要求完成不符合整改活动,通常不超过本次审核结束日后6个月,或原认证到期日之后6个月。

2、初审、监督、再认证审核项目通过审核、认证决定后,向客户提供电子版的认证决定或认证证书,认证证书的有效性可在HXQC官网(www.hxqc.cn)及全国认证认可信息公共服务平台(http://cx.cnca.cn/CertECloud/index/index/page)查询。

3、待“疫情”解除后如经验证客户管理体系不能持续有效运行,那么HXQC需要按照正常的认证程序对相关证书采取暂停或撤销认证措施。

4、待全国“疫情”解除后,所有认证审核工作应继续按照原审核方案进行。获证客户应确保持续满足相关认证要求,HXQC将按照合规性要求,控制认证风险,持续跟踪客户提供材料的有效性,并进行必要的现场验证。

四、上述安排的相关措施

1、策划使用信息和通信技术(ICT)实施远程审核时,要符合IAF MD4《信息和通信技术(ICT)在审核中应用》要求。

2、HXQC在疫情防控期间将针对认证实施所做出的优化调整措施及时向公司员工和客户公布,并切实提供良好认证服务和技术支持。

3、HXQC在疫情防控期间会加强内部和外部交流沟通,并按照国家和地方监管部门、认可机构的要求,及时完成相关信息通报。

4、对于CNAS、UKAS、JAS-ANZ对我公司的认可监督评审工作,HXQC将按认可机构的安排做好相应工作。

5、本方案在实施过程中将根据上级主管部门关于“疫情”期间的认证要求及“疫情”防控情况做相应调整。

6、为指导公司的疫情监测防控工作和疫情防控期间的认证工作,HXQC成立了新型肺炎防控指挥部。如有任何问题,请随时与HXQC新型肺炎防控指挥部联系(13311105598)。感谢大家的配合与支持!


​二〇二〇年二月五日


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