众所周知，ISO9001:1994标准的框架主要是针对规模较大的组织设计的，有20个要素需完整承诺，而这对规模较小、组织结构简单的组织就难以适用，这也是将ISO9001改版为ISO9001：2000标准的原因之一。但是，在ISO9001：2000标准的应用中，笔者见到许多贯彻标准组织往往延续着ISO9001：1994的思路，没有透彻地考虑过程方法的应用和过程的增值要求，过于关注“符合性”，而忽视了“有效性”和“适宜性”，造成了为提供符合标准要求的证据，刻意制造冗余的记录，导致为记录而记录，不但对贯彻标准的组织运营没有明显的增值，反而变成了一种负担。
　　以合同评审为例，贯彻标准组织应采用适合于组织运作模式的适当方式进行，以达到合同评审的目的。
　　通常，合同评审依据组织规模、生产销售方式或服务模式及对象的不同，大致有如下几种方式：
　　召开会议集中评审
　　这种方式适用于规模较大、部门较多、部门接口复杂、产品更新频繁的组织，如集团运作模式的公司，这些集团公司通常一份合同会涉及集团各子公司，如不集中各子公司相关人员对技术能力、生产能力、检验能力、物料供应等相关环节和因素进行评审，往往会导致合同评审的不全面。例如，笔者见到的某生产自行车的集团公司，每周召开各相关公司和部门负责人会议，对本周接到的订单进行评审，评审的内容涉及货期、规格、采购单价、进口国的检验标准等，既保证了部门沟通的充分性，又提高了采购的透明度。这样的评审会议不但不会对该集团的工作造成额外负担，而且是一种过程监控的好办法。
　　会签评审记录
　　这种方式适用于产品工序多、产品工艺稳定、各部门管理相对独立的组织。通常由业务部门将顾客的要求转化为企业要求后，按照一定的流转顺序逐个部门地征求意见。这种方法的好处是灵活度较高，不会因为某个环节影响评审进度。例如，笔者见到的某生产不锈钢表带的公司，从原料投产至成品包装，需经18个部门、50多道工序，若采用会议评审的方式，不但牵扯的部门和人数较多，而且不易召集齐全，这势必会影响评审时机，而采用会签评审记录表的方式则可有效地避免这些问题。这种方式也同样适用于已引入ERP系统的企业，只要在软件中设定相关部门如销售、采购、仓储、生产等部门的审批权限及最后确认人，并在文件中进行规定，就可以将授权确认人的确认结果视为合同评审的记录。
　　授权人签字确认
　　这种方式适用于规模小、产品单一、产品工艺成熟的组织，特别是来料加工企业，相同的产品已经做了几年甚至十几年，技术能力、生产能力、检验能力均已被证明能够满足客户要求，与产品有关的要求只剩下确认货期。这种情况下，如果在相关文件中有所规定，则可将授权人直接签字视为合同评审结果的证据。
　　其他方式
　　在接受顾客口头表达的产品要求时，对顾客的要求加以确认，也是一种适当的合同评审方式，这种方式适用于餐饮服务业和电话订货的组织。此外，如网上销售，评审的方式可用对产品目录的内容、产品广告的内容进行评审，以达到合同评审目的。
　　ISO9001:2000标准的条款7.2.2“与产品有关的要求的评审”规定：评审结果及评审所引起的措施的记录应予保持。也就是说，只要能证明是否接收了合同，是否需要进一步就产品要求与顾客沟通，以及为了完成该项合同应采取的措施等，就已经满足标准的要求了。至于评审的过程如何控制，应以符合组织自身的规定为准。过程复杂的可以建立合同评审程序文件，过程简单的在质量手册中表述清楚就可以了。并非所有组织都一定要建立合同评审控制程序、填写合同评审记录表，才能为进行合同评审提供证据。
　　因此，采用何种方式进行合同评审，应根据组织所提供的产品以及合同评审的复杂程度来决定采用一种或几种的组合。只要达到“符合性”、“有效性”就应给予贯彻标准组织更多的“适宜性”，而不必拘泥于某一种方式。
　　（吕艺秀　陆永驰）