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【HXQC视频专题】

 

 

分享:集中式与滚动式相结合的内审方法

[ 信息来源:网络    点击数:79        2017-1-12


 

    内部审核是评价管理体系符合性和有效性的一种重要手段,它能够识别管理体系的薄弱环节和潜在的改进机会,因此内部审核活动对于组织保持、完善、改进管理体系至关重要,但很多组织并没有真正理解内部审核的目的和意图,没有有效地利用内部审核持续改进,甚至将内审当成一种负担。为了通过外部审核,不得不一年进行一次集中式审核,审核内容、记录千篇一律,平时管理体系中存在的问题没有及时得到改进,因此也就不利于管理体系的持续提高。内部审核作为监视和测量组织管理体系运行的一种手段,这种监视和测量应是经常性的,才能及时发现体系运行中的问题,一年一次显然是不够的。如何才能做好内部审核,笔者在多年的质量管理工作中总结出集中式与滚动式相结合的内部审核方式,供大家参考。

 

 

    一、实施集中式与滚动式相结合内审方法的意义

 

    集中式审核即在组织的各个部门、各个过程进行全面的审核,这种方法的优点是效率高,一次审核即可对整个管理体系的符合性、有效性和适合性作出明确的判断,并对存在的问题得出整体的评价。但对管理体系日常运行中的问题容易出现遗漏,也不能得到及时改进,不利于有效提高组织持续改进的意识。

 

    滚动式审核是间隔一段时间进行小范围的审核,或是按部门顺序逐步审核或是按过程安排内审计划,一定时间(如半年等)内覆盖组织所有部门或过程。这种方式的优点是有较充分的时间和人力进行细致的审核,及时发现管理体系存在的问题及制约体系持续改进的因素,起到日常监督的作用。

 

    两种方法各有优缺点,如果我们将两种方法相结合,除每年进行一次集中式审核外,平时间隔一段时间对几个部门或过程进行一次小范围的审核(即滚动式审核),把滚动式审核作为集中式审核的一种补充、一种日常的改进活动,便可以及时识别体系运行中存在的问题和薄弱环节,有效提高组织持续改进的意识,提高内审的有效性。

 

    二、审核的程序及步骤

 

    制定年度审核计划

 

    每年年初应根据上年度管理体系运行情况、组织的变化情况,策划本年度审核计划,下发相关部门。计划包括滚动式审核和集中式审核两大部分,具体包括审核的目的、审核的范围、审核的时间间隔、每次审核的重点内容、内审员等,年度计划不必非常具体,具体内容可在每次的滚动式审核实施计划和集中式审核实施计划中列出。

 

    滚动审核的范围可以覆盖体系的所有部门,也可以是部分主要部门,对于上年度运行较差的部门及关键部门应首先列入滚动审核的对象,这需要根据上年度管理体系运行情况及审核员的精力综合确定。当组织人力资源不足时,滚动式审核可侧重于关键部门、关键过程及问题频发的部门或区域,对于一些辅助部门、次要过程及发生问题频次很低的部门或区域可不列入滚动审核计划。

 

    滚动式审核的实施

 

    滚动审核作为一种日常的监督形式,以及时发现问题、改进问题为目的,审核程序可比集中式审核略有简化。

 

    1、审核前的准备工作

 

    为了使审核工作有目的、有计划、高效有序地实施,每次审核前的准备工作是非常重要的,包括审核实施计划的制定、审核检查表的编制、审核文件的准备等工作。要做好这些工作,审核员平时应注重信息的收集,经常深入现场了解生产实际,善于发现过程中不协调因素,总结上年度发现的问题、本年度产品特点,有针对性地编制审核实施计划和审核检查表,避免千篇一律地照抄标准。

 

    2、现场审核

 

    首次会议可以省略,可采取发电子邮件或电话通知的形式通知被审核部门,明确审核目的、范围及时间。

 

    审核时审核员不应只抓皮毛,只挑缺少编号、涂改、现场清洁等表面现象,要深挖影响各个过程改进的根部原因,并善于将各个过程联系起来审核,尤其是对于平时发生的产品不合格,应善于运用系统的管理方法进行分析,找出造成产品不合格的根本原因。

 

    每次现场审核后,为了节省人力和精力,审核员应在现场与被审核部门当面沟通审核发现,随后将审核问题及不符合项以书面形式下发被审核单位,并提出改进要求。末次会议可根据问题的数量、严重程度组织阶段性会议,不必每次审核完都召开末次会议。

 

    3、不符合项

 

    严格地讲,只要不符合事实就应开具不符合项。然而,审核的目的是为了改进,而不是开不符合项,如果将发现的问题全部开成不符合项,会抓不住重点,也影响部门的积极性,起不到改进和提高的作用。因此可采取的做法是,对于重复发生的问题、普遍性问题或可能造成严重后果的问题开具不符合性,其他均以问题的形式书面提出。

 

    4、纠正措施及验证

 

    提高纠正措施的有效性是非常关键的。无论是不符合项还是问题,被审核单位均应在规定的时间内制定纠正措施,审核员及时进行验证并注意其有效性。对于多次频繁发生却没有得到解决的不符合项,审核组长应组织召开相关部门会议,制定有效的纠正措施。

 

    5、半年总结会议

 

    审核滚动一个周期后(至少半年),审核员应将每次审核的不符合项及问题、改进情况汇总,审核组长可编制半年体系运行情况报告,组织召开有总经理、管代、各部门“一把手”、内审员参加的总结会议,目的是让高层领导及时了解管理体系的运行情况及制约因素,充分发挥领导的作用,提出下半年的改进计划。

 

    集中式审核的实施

 

    集中式审核应根据滚动审核情况进行策划,需要注意的是审核时应验证滚动审核时发现的问题及不符合项。

 

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